Düzenlemek istediğiniz tüm etkinlikler için takip edebileceğiniz kolaylaştırıcı adımlar hazırladık. Bu adımları takip ederek etkinliğinizi rahatça planlayabilirsiniz. Tüm süreçte Kolaylaştırıcı Ekip olarak her zaman yanınızda olduğumuzu hatırlatmak isteriz. Kolaylıklar diliyoruz.
Etkinlik Öncesindeki Adımlar
- Etkinlikte hangi etkileşim aracını kullanacağınızı belirleyin. Bunu belirlemek için buradaki sayfayı inceleyebilirsiniz. Etkinlik duyurusunun hazırlanması ve duyurunun yaygınlaştırılmak üzere takvime alınabilmesi için etkinlikten en az 15 gün önce Topluluk Etkileşim Sorumlusu Dağlar ile iletişime geçilerek etkinlik formu doldurulmalıdır. Etkinlik planlamasının olabilecek en erken tarihte yapılması herkes için süreçlerin daha kolay ilerlemesini sağlar. Bu yüzden var olan fikirlerinizi erkenden şekillendirip iletebilirsiniz.
- Etkinliğinizde birlikte çalışacağınız konuşmacı/yürütücü, moderatör veya paydaş varsa kimler olacağını belirleyin. Bir paydaş ile veya moderatör olarak bir başka Değişim Elçisi ile bir araya gelmek için desteğe ihtiyaç duyuyorsanız Kolaylaştırıcı Ekip’e ulaşabilirsiniz.
- Etkinliğin gerçekleşmesini planladığınız tarihi, saati ve konuyu Öğretmen Ağı Topluluk Etkileşim Sorumlusu Dağlar Çilingir ile paylaşarak ilgili tarih ve saatin uygun olup olmadığını teyit edin. Etkinlikle ilgili tüm konular için daglar.cilingir@sabanciuniv.edu adresine e-posta gönderebilirsiniz.
- Nasıl bir mekana ihtiyacınız olduğunu belirleyin ve sonrasında olası mekanlarla görüşerek etkinlik için uygunluğuna dair onay alın. Bu noktada İstanbul’daki etkinlikler için Öğretmen Ağı ofisini kullanmak isterseniz bizimle iletişime geçebilirsiniz. Etkinlik İstanbul dışında gerçekleşecekse bizimle iletişime geçmeniz halinde o bölgedeki paydaşlarımızla iletişime geçerek destek olabileceğimizi hatırlatmak isteriz. Öğretmen Ağı’ndan mekan konusunda destek istemeniz durumunda mekan bulma süreci 15 günden uzun sürebilir. Bu yüzden etkinlik tarihi planlamasını mekanların uygunluğuna göre beraber belirlemek ve planlamak gerekir.
- Kullanacağınız mekanda etkinliğiniz için ihtiyacınız olan (bilgisayar, projeksiyon, perde,ikram vs. gibi) malzemelere uygun alanın bulunduğunu teyit edin.
- Konuşmacı/yürütücü ile etkinlik öncesinde muhakkak bir ön görüşme yapın.
- Konuşmacının/yürütücünün kısa biyografisini ve fotoğrafını edinin.
- Ağ Etkileşim Formları kısmından kullanacağınız etkileşim aracını seçerek etkinlik başvuru formunu doldurun.
- Formu doldurup gönderdiğinizde form Dağlar’ın mailine düşecek. Etkinliğin duyuru metnini ve görsellerini hazırladıktan sonra etkinlik duyurusu websitesinde yayımlanacak. Duyuru çıktığında duyuru linkini Dağlar size ulaştıracak.
- Duyuru çıktıktan sonra Dağlar size sosyal medyada yaygınlaştırmak üzere etkinlik görseli iletecek. Duyurunun websitesinde çıkması ve görsellerin size iletilmesi 1 haftayı bulabilir. Bu görselleri Değişim Öğretmenle uygulamasında paylaşarak ve çevrenize ileterek etkinliğinizin daha fazla katılımcıya ulaşmasını sağlayabilirsiniz. Aynı zamanda mailler ve WhatsApp grupları yoluyla Öğretmen Ağı da etkinlik duyuru sürecine aktif olarak destek sağlayacak.
- Bildiğiniz gibi etkinlik sonrasında Değişim Elçileri topluluğunu Değişim Öğretmenle uygulamasında bilgilendirmek için fotoğraf/video paylaşıyoruz. Bu yüzden etkinlik esnasında fotoğraf/video çekimi yapmak üzere kimin sorumlu olacağını etkinlik öncesinde planlayın.
- Etkinlik başlamadan önce katılımcı listesinin hazır olduğundan ve gelen katılımcıların isimlerini listeye kimin/kimlerin ekleyeceğini belirlediğinizden emin olun. Etkinliğe kayıt olanların listesini Topluluk Etkileşim Sorumlusu Dağlar Çilingir’den isteyebilirsiniz.
- Etkinlikte moderasyon yapacaksanız öncesinde daha rahat ve verimli ilerlemek adına Moderasyon Üzerine isimli belgeyi; eğitmen ve kolaylaştırıcı rolüyle yer alacaksanız Eğitmenlik ve Kolaylaştırıcılık Üzerine isimli belgeyi okuyabilirsiniz.
- İhtiyacınıza göre Öğretmen Ağı tanıtım sunumunu indirebilir ve etkinlik özelinde güncelleyebilirsiniz ya da tanıtımda nelerden bahsetmek isteyebileceğinize dair bir kaynak olarak değerlendirebilirsiniz.
- Etkinlikte yaptığınız harcamaların usulüne ve nasıl
- Etkinlikte hangi etkileşim aracını kullanacağınızı belirleyin. Bunu belirlemek için buradaki sayfayı inceleyebilirsiniz. Etkinlik duyurusunun hazırlanması ve duyurunun yaygınlaştırılmak üzere takvime alınabilmesi için etkinlikten en az 15 gün önce Topluluk Etkileşim Sorumlusu Dağlar ile iletişime geçilerek etkinlik formu doldurulmalıdır. Etkinlik planlamasının olabilecek en erken tarihte yapılması herkes için süreçlerin daha kolay ilerlemesini sağlar. Bu yüzden var olan fikirlerinizi erkenden şekillendirip iletebilirsiniz.
- Etkinliğinizde birlikte çalışacağınız kolaylaştırıcı, moderatör veya paydaş varsa kimler olacağını belirleyin.
- Etkinliğin gerçekleşmesini planladığınız tarihi, saati ve konuyu Öğretmen Ağı Ağ Etkileşim Sorumlusu Dağlar Çilingir ile paylaşarak ilgili tarih ve saatin uygun olup olmadığını teyit edin. Etkinlikle ilgili tüm konular için daglar.cilingir@sabanciuniv.edu adresine e-posta gönderebilirsiniz.
- Konuşmacı/yürütücü ile etkinlik öncesinde muhakkak bir ön görüşme yapın.
- Konuşmacının/yürütücünün kısa biyografisini ve fotoğrafını edinin.
- Ağ Etkileşim Formları kısmından kullanacağınız etkileşim aracını seçerek başvuru formunu doldurun.
- Bildiğiniz gibi etkinlik sonrasında Değişim Elçileri topluluğunu Değişim Öğretmenle uygulamasında bilgilendirmek için etkinlikten ekran görüntüsü paylaşıyoruz. Etkinlik sonunda ekran görüntüsünü almayı unutmayın. Etkinlik öncesinde ekran görüntüsünü kimin alacağını netleştirin. Bunun için çalıştığınız moderatörlerden ya da katılımcılar arasından tanıdığınız bir katılımcıdan da destek alabilirsiniz.
- Etkinlik linki etkinliğe kayıt olanların mailine kişiye özel olarak gideceğinden bu konuda gelen sorularda katılımcıları linke ulaşmak üzere kendi maillerini kontrol etmeye yönlendirin. Kayıt olduğu halde mailine link gitmemiş olan biri varsa bunu Topluluk Etkileşim Sorumlusu Dağlar’a ileterek teknik destek talebinde bulunabilirsiniz. Bunun gibi durumlarda kendi Zoom linkinizi ya da Zoom paylaşım linkini katılımcılara göndermeyin.
- Etkinlikte moderasyon yapacaksanız öncesinde daha rahat ve verimli ilerlemek adına Moderasyon Üzerine isimli belgeyi; eğitmen ve kolaylaştırıcı rolüyle yer alacaksanız Eğitmenlik ve Kolaylaştırıcılık Üzerine isimli belgeyi okuyabilirsiniz.
- İhtiyacınıza göre Öğretmen Ağı tanıtım sunumunu indirebilir ve etkinlik özelinde güncelleyebilirsiniz ya da tanıtımda nelerden bahsetmek isteyebileceğinize dair bir kaynak olarak değerlendirebilirsiniz.
Fiziksel etkinlikler için:
Çevrimiçi etkinlikler için:
Etkinlik Esnasındaki Adımlar
- Etkinlik başlangıç saatinden 30 dakika önce etkinlik mekanında olun. Etkinlik mekanında oturma düzeni, bilgisayar ya da projeksiyonun açılıp kontrol edilmesi, katılımcı listesinin hazırlanması gibi hazırlıkları yapın.
- Katılımcıların gelmesini ve yerleşmesini beklerken müzik açabilirsiniz.
- Katılımcıların tamamının katılımcı listesine ismini yazdığına emin olun.
- Etkinliğe başlarken yapılacak sosyal medya paylaşımları için Öğretmen Ağı hashtagleri katılımcılarla paylaşın.
- Konuşmacı/ yürütücü ve moderatör tanıtımı ardından Öğretmen Ağı’na dair kısa bir tanıtım yapın. İhtiyacınıza göre Öğretmen Ağı tanıtım sunumunu indirebilir ve etkinlik özelinde güncelleyebilirsiniz ya da tanıtımda nelerden bahsetmek isteyebileceğinize dair bir kaynak olarak değerlendirebilirsiniz.
- Etkinlik bitiminde kapanış fotoğrafı çekmeyi unutmayın.
- Etkinlik başlangıç saatinden en az 10-15 dakika öncesinde Zoom linkinde hazır bulunun ve ihtiyaca yönelik fiziksel ve dijital kontrolleri yapın.
- Etkinlik öncesinde katılımcıların gelmesini beklerken müzik açın.
- Konuşmacı/ yürütücü ve moderatör tanıtımı ardından Öğretmen Ağı’na dair kısa bir tanıtım yapın. İhtiyacınıza göre Öğretmen Ağı tanıtım sunumunu indirebilir ve etkinlik özelinde güncelleyebilirsiniz ya da tanıtımda nelerden bahsetmek isteyebileceğinize dair bir kaynak olarak değerlendirebilirsiniz.
- Etkinlik bitiminde ekran görüntüsü almayı unutmayın.
Fiziksel Etkinlikler için:
Çevrimiçi Etkinlikler için:
Etkinlik Sonrası Adımlar
- Etkinlik geribildirim formu ve iletilmesi gereken diğer içerikleri e-posta yoluyla katılımcılarla paylaşabilmesi için katılımcı listesini Öğretmen Ağı Topluluk Etkileşim Sorumlusu Dağlar Çilingir’e etkinlik günü sonunda iletin.
- Etkinlikte çekilen fotoğrafları Öğretmen Ağı Topluluk Etkileşim Sorumlusu ile paylaşın.
- Seçtiğiniz fotoğrafları etkinlikle ilgili kısa bir paragraf ile birlikte Değişim Elçiliği Topluluğu ile Değişim Öğretmenle Uygulaması üzerinden paylaşın.
- Etkinlik esnasında bir dijital araçtan faydalanarak veya post-it gibi yazılı bir şekilde değerlendirme aldıysanız, bu çıktıları da Öğretmen Ağı Topluluk Etkileşim Sorumlusu ile paylaşın. Sonrasında, hem bu geribildirimler hem de geribildirim formuna gelen yanıtlar sizlerle toplu bir rapor olarak paylaşılacaktır. Bunlar için daglar.cilingir@sabanciuniv.edu ile iletişime geçebilirsiniz.
- Etkinlikte alınan ekran görüntülerini Öğretmen Ağı Topluluk Etkileşim Sorumlusu ile paylaşın. Bunun için daglar.cilingir@sabanciuniv.edu ile iletişime geçebilirsiniz.
- Ekran görüntülerini etkinlikle ilgili kısa bir paragraf ile birlikte Değişim Elçiliği Topluluğu ile Değişim Öğretmenle Uygulaması üzerinden paylaşın.
Fiziksel etkinlikler için:
Etkinlik sonrasında mailinize gelecek olan etkinlik raporu formunu bir hafta içinde doldurun.
Çevrimiçi etkinlikler için:
Etkinlik raporu formunu bir hafta içinde doldurun.